Kalvarijos savivaldybė

Spausdinti
Nuotraukos autorius Haroldas Arelis
Kalvarijos savivaldybės archyvas

Bendrųjų reikalų skyriaus specialistė archyvarė JOLITA RUKIENĖ

Bendrųjų reikalų skyriaus specialisto archyvaro pareigybė reikalinga vykdyti valstybinę savivaldybėms perduotų priskirtų archyvinių dokumentų tvarkymo funkciją (likviduotų įmonių, įstaigų ir organizacijų archyvinių dokumentų tvarkymas) Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka, išduoti dokumentų kopijas, reikiamus darbo stažo ir darbo užmokesčio archyvinius pažymėjimus ir kt.

Telefonas (8 ~ 343) 21 272, faksas (8 ~ 343) 23 894, el. paštas archyvas@kalvarija.lt,

Interesantai priimami:

Pirmadienį 8.00-12.00 val.

Antradienį 8.00-12.00 val.

Trečiadienį 8.00-12.00 val.

Ketvirtadienį 8.00-12.00 val.

Penktadienį 8.00-12.00 val.

 

Asmenys, pageidaujantys gauti pažymą apie darbo pajamas ir/ar stažą pateikia:

  1. prašymą (parsisiųsti formą );
  2. darbo knygelės įrašų kopiją (tik tie lapai, iš kurios darbovietės reikalinga pažyma ir pirmas lapas su asmens vardu, pavarde ir gimimo metais).

 

 
 
DOKUMENTŲ, PERDUODAMŲ Į SAVIVALDYBĖS ARCHYVĄ, SUTVARKYMO ATMINTINĖ
 

 

Likviduojant įmonę į Savivaldybės archyvą būtinai perduodamos ilgo saugojimo bylos:

1. Įsakymai personalo valdymo klausimais (priėmimo, perkėlimo, atleidimo, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti ir kt.).
2. Darbuotojų asmeninės sąskaitos arba atlyginimų priskaičiavimo žiniaraščiai (jei sąskaitos išrašytos ne visiems darbuotojams, tada būtinai paliekami ir žiniaraščiai).
3. Atleistų darbuotojų darbo sutartys.
4. Darbo sutarčių registracijos žurnalas.
5. Įsakymų registracijos žurnalas.
6. Asmens bylos (su darbo įstaigoje pradžia, eiga ir pabaiga susiję dokumentai ar jų kopijos).
7. Asmens kortelės.
8. Darbuotojų prašymai dėl priėmimo į darbą, perkėlimo į kitą darbą ir atleidimo iš darbo.
9. Nelaimingų atsitikimų aktai ir jų tyrimo dokumentai.
10. Nelaimingų atsitikimų registracijos žurnalai.
11. Autorinės sutartys, darbų (kūrinių) priėmimo aktai (saugomi 50 metų, 10 metų – pasibaigus sutarčiai, sudarytai ir pasibaigusiai iki 2008 m. pabaigos).

 

Pastaba. Ilgo saugojimo bylos turi būti įrašytos į apyrašus (parsisiųsti formą ), kuriuos pasirašo įmonės likvidatorius.

 

 

Ilgo saugojimo dokumentai turi būti surišti į atitinkamus segtuvus (su raišteliais ir be metalo), lapai sunumeruoti :

 
 
BYLŲ LAPŲ NUMERAVIMO TVARKA

 

1. Bylos lapai numeruojami grafitiniu pieštuku arba numeratoriumi.

2. Lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniame dešiniajame kampe, neliečiant teksto.

3. Byloje numeruojami iš eilės visi joje esančių dokumentų lapai. Bylos vidaus apyrašas numeruojamas atskirai, antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas nenumeruojami.

4. Bet kurio formato lapas, įdėtas į bylą vienu kraštu, numeruojamas kaip vienas lapas, o sulenktas ir įdėtas per vidurį – kaip du lapai.

5. Nuotraukos, brėžinio, kito panašaus dokumento lapo numeris rašomas antroje dokumento pusėje, kairiajame kampe. Jei toks dokumentas priklijuotas ant popieriaus lapo, numeris rašomas šalia dokumento. Jei dokumentai įdėti į voką, jie numeruojami iš eilės kaip ir kiti byloje esantys dokumentai. Jei ant voko yra informacija, jis numeruojamas kaip bylos lapas.

6. Jei byloje yra spaudinys, jam užrašomas bylos lapo atitinkamas eilės numeris. Spaudinio lapai iš naujo nenumeruojami, o bylos baigiamajame įraše nurodoma, kad byloje yra spaudinys. Kai spaudinyje yra nenumeruotų lapų arba lapai sunumeruoti ne iš eilės, spaudinio lapai numeruojami eilės tvarka kaip ir kiti byloje esantys dokumentai.

7. Jei tikrinant bylos numeravimą randama klaidų, bylos numeravimas taisomas:

7.1. Nesunumeruoti lapai numeruojami prieš juos sunumeruoto lapo numeriu, prirašius mažąsias raides abėcėlės tvarka, pvz.: 13a, 13b, 13c ir t.t.

7.2. Jei keli bylos lapai sunumeruoti tuo pačiu numeriu, šalia numerio parašomos mažosios raidės abėcėlės tvarka.

7.3. Praleisti bylos lapų numeriai įrašomi bylos baigiamajame įraše.

7.4. Jei klaidų yra daug, byla pernumeruojama iš naujo: buvęs lapo numeris perbraukiamas ir šalia rašomas naujas numeris.

8. Sunumeravus bylos lapus, bylos pabaigoje įdedamas bylos baigiamojo įrašo lapas, kuriame užrašomas byloje sunumeruotų lapų skaičius, lapų su defektais (išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t.t.) numeriai, atskirai nurodomas vidaus apyrašo lapų skaičius.

Jei bylos numeravimas taisomas, užpildomas naujas baigiamasis įrašas, kuriame užrašomi bylos duomenys po pataisyto lapų numeravimo.

Naujasis bylos baigiamojo įrašo lapas į bylą įrišamas, jei byla sudaryta aplanke su raišteliais, arba įklijuojamas, jei byla įrišta į kietus viršelius.


Turi būti įforminti antraštinis (parsisiųsti formą )  (arba šie bylos aprašymo duomenys užrašomi ant bylos aplanko) ir baigiamasis lapai (parsisiųsti formą ).

 

Laikino saugojimo bylos įrašomos į laikino saugojimo bylų sąrašus (parsisiųsti formą )  , kuriuos pasirašo įmonės likvidatorius. Į sąrašą pirmiausia surašomos seniausių metų bylos, po to vėlesnių metų ir t.t. Jei segtuve yra kelių metų dokumentai, byla įrašoma į sąrašą prie tų metų bylų, kuriais ji baigta. Iš sąrašo eilės numeris užrašomas ant bylų. Sąrašų atspausdinama po 2 egzempliorius.

 

Vadovaujantis Likviduotų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. V-156 (Žin., 2011, Nr. 162-7722), likviduojamų juridinių asmenų dokumentai turi būti sutvarkyti pagal Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymo Nr. V-152 (Žin., 2012, Nr. 2-63) nustatytus reikalavimus.

 

Sutvarkyti archyviniai dokumentai priimami pateikus prašymą (parsisiųsti formą ) ir surašius perdavimo aktą (parsisiųsti formą ). Perdavimo aktas surašomas 2 egzemplioriai. Savivaldybės administracijos archyvas priimdamas dokumentus turi patikrinti jų kiekį, fizinę būklę, perdavimo akte, apyrašuose ir sąrašuose nurodytų duomenų faktinį atitikimą. Pridavus dokumentus rašomas prašymas išduoti archyvo pažymą (parsisiųsti prašymo formą ), kad dokumentai priimti toliau saugoti.

 

 

 
 
Paskutinis atnaujinimas: 2012-01-18 10:23:50